供應商篩選工作剛塵埃落定,林晚星就馬不停蹄地啓動了財務制度革新。張嵐之所以能輕易用副卡揮霍、轉移公司資產,核心原因就是財務監管存在巨大漏洞 —— 單人審批、支出不透明、人員任用隨意,這些問題不解決,公司永遠存在被鑽空子的風險。
“財務是公司的命脈,必須從根上堵住漏洞。” 林晚星在財務部門會議上開門見山,目光掃過在場的財務人員,“以前的財務制度,太寬鬆、太隨意,給了別有用心之人可乘之機。從今天起,我們推行全新的財務管理制度,任何人都不能例外,包括我和林總。”
她首先宣布的,是大額支出雙高管審核制度:“今後,所有 5 萬元以上的支出,必須由兩位高管聯合籤字才能生效。50 萬元以下,由部門負責人、財務總監和我籤字;50 萬元以上,再增加林總籤字。沒有完整的籤字流程,財務部一律不得付款。”
話音剛落,財務部門就響起一陣竊竊私語。以前,林建國對財務支出管理寬鬆,有時甚至口頭同意就能付款,現在突然要求層層籤字,不少人覺得 “太麻煩”“影響效率”。
“我知道大家覺得流程繁瑣,但這是爲了保證每一筆資金的安全。” 林晚星沒有回避大家的疑慮,“張嵐事件已經給了我們慘痛的教訓,不能再因爲‘麻煩’而忽視風險。流程規範了,資金安全了,公司才能穩定發展,大家的工作也才能更安心。”
緊接着,她宣布了第二項改革:收回所有非必要的公司副卡。“之前公司給部分管理層辦理的副卡,除了用於緊急公務支出的 3 張,其餘全部收回,統一注銷。” 林晚星讓財務總監當場拿出副卡登記清單,“現在請相關人員把副卡交上來,逾期未交的,將按公司規定處理。”
這一下,現場的氣氛變得有些緊張。有幾位曾持有副卡的中層管理人員,臉上露出了爲難的神色 —— 他們早已習慣了用副卡處理私人開銷,再找公司報銷,現在副卡被收回,意味着這種 “便利” 不復存在。
“林副總,有些私人開銷其實也是爲了工作方便,比如請客戶吃飯、接送客戶,沒有副卡不太方便。” 一位部門經理試圖辯解。
“工作所需的合理開銷,完全可以走正常報銷流程。” 林晚星態度堅決,“報銷時只需提供正規發票和相關證明,財務部會在三個工作日內審核完畢並付款。我們要的是財務透明,不是禁止合理支出。”
在林晚星的堅持下,相關人員最終還是交出了副卡。財務總監當場核對清單,確認所有非必要副卡全部收回後,立刻安排人員辦理注銷手續。
解決了支出審批和副卡問題,林晚星又推出了財務公開制度:“從這個月開始,每月 10 號前,財務部要將上月的財務報表整理成冊,在公司內部辦公系統公開,內容包括營收、成本、利潤、大額支出明細等。同時,在公司一樓大廳設立財務公示欄,張貼簡化版財務報表,讓所有員工都能了解公司的財務狀況。”
“讓所有員工都看財務報表,會不會泄露公司機密?” 有財務人員擔憂地問道。
“我們公開的是整體財務數據和大額支出明細,不涉及具體客戶、核心技術等機密信息。” 林晚星解釋道,“財務透明不僅能讓員工了解公司的經營狀況,增強信心,還能起到監督作用,讓每一筆資金都花在明處,避免暗箱操作。”
爲了進一步強化監督,林晚星還決定設立員工意見箱,並邀請老員工參與財務監督:“我們會從各部門選拔 5 位入職五年以上、無不良記錄的老員工,組成財務監督小組。監督小組有權查閱公司的財務憑證和報表,對可疑支出提出質疑,財務部必須在規定時間內給出解釋。”
這一系列改革措施,讓財務部門的工作模式發生了徹底改變。但林晚星知道,制度的執行關鍵在人 —— 張嵐之前在財務部門安插了兩名親信,她們不僅參與了張嵐的違規操作,還掌握着公司的不少財務機密,必須盡快清理。
會議結束後,林晚星單獨留下了財務總監:“李總監,張嵐之前安插的那兩名財務人員,你應該清楚是誰吧?”
李總監點了點頭,臉上露出了爲難的神色:“她們兩人現在分別負責應收賬款和應付賬款的核對工作,手裏還有不少未處理完的業務。”
“不管業務有沒有處理完,必須盡快讓她們離職。” 林晚星語氣堅定,“她們參與過張嵐的違規操作,已經不再適合留在財務部門。你安排人接手她們的工作,辦理交接手續,同時要確保公司的財務數據不被泄露。”
“好,我這就去辦。” 李總監知道事情的嚴重性,立刻答應下來。
清理掉張嵐的親信後,林晚星又啓動了專業財務團隊的招聘工作。她親自擬定招聘要求,不僅要求應聘者具備扎實的專業知識和豐富的工作經驗,還特別強調了 “誠信” 和 “原則性”—— 她要打造一支專業、可靠、有底線的財務團隊。
江辰的父親江明得知後,主動幫林晚星推薦了幾位資深財務人員,其中包括一位曾在大型上市公司擔任財務經理的專業人士。林晚星親自面試,對候選人的專業能力、職業操守進行了全面考察,最終選拔了三位優秀的財務人員,充實到財務團隊中。
新的財務團隊到位後,林晚星組織了爲期一周的培訓,重點講解公司的新財務制度和工作流程,強調財務人員的責任和底線。培訓結束後,新的財務制度正式全面推行。
起初,改革遇到了不少阻力。有些員工不習慣走正規報銷流程,抱怨手續繁瑣;有些管理人員覺得雙高管籤字影響工作效率,多次提出異議;甚至有個別老員工,聯合起來抵制財務監督小組的工作。
但林晚星沒有妥協。她親自處理了幾起違規報銷的案例,對相關人員進行了嚴肅處理;對於故意拖延籤字的管理人員,在管理層會議上點名批評;對於抵制監督的老員工,耐心溝通,講解財務透明的重要性。
漸漸地,大家開始適應新的財務制度。員工們發現,正規報銷流程並沒有想象中那麼繁瑣,財務部門的審核效率也很高;管理人員也意識到,雙高管籤字雖然多了一道流程,但能有效避免決策失誤和違規操作;財務監督小組的工作,也得到了越來越多員工的支持。
一個月後,公司第一次公開財務報表。當員工們在辦公系統上看到清晰的財務數據,看到公司的虧損正在逐步減少,大額支出明細一目了然時,之前的疑慮和不滿漸漸消失了,取而代之的是對公司的信心。
“以前總聽說公司財務有問題,現在看到報表這麼透明,終於放心了。” 有員工在內部論壇上留言。
“林副總推行的財務改革真是太及時了,這樣下去,公司肯定能越來越好。”
財務總監也向林晚星匯報了好消息:“推行新制度一個月,公司的非必要支出減少了 12%,報銷違規率下降了 80%,資金使用效率明顯提高。”
林晚星看着財務報表上的喜人數據,心裏滿是成就感。財務制度的革新,不僅堵住了資金漏洞,更贏得了員工的信任,爲公司的穩定發展奠定了堅實的基礎。